فنآوری اطلاعات

از جمله کاربردهای هوش کسب و کار، به‌کارگیری آن در مدیریت سبد پروژه‌ (پرتفولیو) است. چنان که می‌دانیم، هوش کسب و کار یاری‌رسان مدیران در تصمیم‌گیری است.

برای این که از هوش کسب و کار به شکل موثری در تصمیم‌سازی برای مدیران استفاده کنیم، لازم است داده‌های خوب، مناسب، و به‌هنگام در اختیار داشته باشیم. علاوه براین، زمانی‌که بحث مدیریت سبد پروژه‌ها مطرح می‌شود، داشتن روش مشخص و فرایند ثابت در جمع‌آوری داده‌ها از پروژه‌های مختلف عنصری کلیدی محسوب خواهد شد.

بدیهی است، اطلاعات ناکافی و اطلاعاتی که به‌موقع تهیه نشده باشد، مدیران را مجبور خواهد کرد تا به‌جای تصمیم‌گیری‌های مستدل و هوشمند، تصمیمات خود را به‌صورت اتفاقی یا احساسی، و مبتنی بر بخت و اقبال اتخاذ نمایند.

پایه‌ریزی صحیح کار

برای به‌کارگیری هوش کسب و کار در #مدیریت_سبد_پروژه، ابتدا باید اطمینان یابیم فرایند جمع‌آوری داده‌ها برای سبد پروژه‌ها تعریف و تبیین شده است. این امر مستلزم آن است که تمام پروژه‌ها از زبان مشترک برای جمع‌آوری و دسترسی به داده‌ها استفاده کنند.
به‌عبارتی، اطلاعاتی که از پروژه‌های مختلف در سبد پروژه جمع‌آوری می‌شود باید از یک جنس باشد. به‌علاوه، مدیر سبد پروژه‌ها باید بتواند نیازمندی‌های لازم در خصوص اطلاعات لازم را تعیین کرده و ساختار فرم داده‌های پروژه‌ها را طراحی نماید.
برخورداری از زبان مشترک و نقاط داده‌ مشترک باعث می‌شود تا بعدها در زمان تحلیل داده‌ها، فیلدهای اطلاعاتی و داده‌های جمع‌آوری شده از پروژه‌های مختلف در یک سطح باشند.

برای آن‌که در زمان جمع‌آوری داده‌ها از پروژه‌های مختلف جای هیچگونه شگفتی یا مشکل برای افراد تیم پروژه وجود نداشته باشد، لازم است تا انتظارات و الزامات جمع‌آوری داده‌ها قبلاً به افراد تیم پروژه‌ها ابلاغ شود. کل سازمان باید آمادگی جمع‌آوری اطلاعات را به صورت صحیح و به‌موقع داشته باشند چرا که غالباً برای یک تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری موثر، لازم است تا داده‌ها به‌سرعت در اختیار تیم تصمیم‌ساز یا مدیران تصمیم‌گیر قرار گیرد.
انتخاب ابزار مناسب
ابزار زیادی برای به‌کارگیری فرایندهای هوش کسب و کار در پروژه‌ها وجود دارد. این ابزار می‌تواند شامل صفحات گسترده Excel تا پایگاه‌داده‌های اختصاصی باشد که بر اساس الگوریتم‌ها و قالب‌ها ساخته شده‌اند.
تصمیم‌گیری برای این که از چه ابزاری برای جمع‌آوری و تحلیل داده‌ها استفاده کنیم نیز، به خودی خود یک تصمیم بزرگ است. پیچیدگی‌های مربوط به مدیریت سبد پروژه‌ها، قابلیت‌های فنی ابزار و توانایی افراد تیم پروژه‌ها در به‌کارگیری راهکار هوش کسب و کار از جمله موارد مهمی است که در انتخاب ابزار مربوط می‌باید مورد توجه قرارگیرد.
داشتن یک پایگاه داده رویایی می‌تواند عالی باشد، اما گر هیچ‌کس واقعا نداند که چگونه باید از این پایگاه داده استفاده کرد، داشتن آن پایگاه داده به هیچ وجه کارا نخواهد بود.
مدیر سبد پروژه‌ها باید زمان کافی برای بررسی کلیه گزینه‌ها تخصیص دهد و مطمئن شود که تمامی افراد ذیربط اعم از کسانی که داده‌ها را تامین و جمع‌آوری می‌کنند و افرادی که از ابزار هوش کسب و کار برای تحلیل داده‌ها در جهت تصمیم‌سازی و تصمیم‌گیری استفاده می‌کنند، آموزش‌های لازم را دریافت کرده‌اند.
جمع‌آوری داده
زمانی که مشخص شد چه داده‌ها و اطلاعاتی باید جمع‌آوری شود و چه ابزاری باید برای فرایند جمع‌آوری مورد استفاده قرار گیرد، هنگام جمع‌آوری همه‌ داده‌ها در یک مکان است.
پس از آن باید مطمئن شویم هر آنچه که گردآوری شده است، هم برای مدیر سبدپروژها و هم برای ذینفعانی که تصمیمات خود را براساس داده‌ها اتخاذ می‌کنند به‌خوبی درک شده باشد.
به‌علاوه، باید اطمینان یابیم که ابزار انتخاب شده به‌دقت تنظیم (Set up) شده است و ذینفعان و تصمیم‌گیرندگان بر اهمیت و سودمندی ابزار هوش کسب و کار در مدیریت پرتفولیو آگاهند.

آگاهی و درک کلیه ذینفعان و تصمیم‌گیرندگان از داده‌ها، فرایند جمع‌آوری داده‌ها‌ و ابزار هوش کسب و کار مورد استفاده، نقطه‌ای کلیدی است.
بدون وجود این درک مشترک، تصمیم گیرندگان علاقه زیادی به داده‌های شگفت‌انگیزی که گردآوری کرده‌اید نشان نخواهند داد.

به‌علاوه، گردآوری داده‌ها و اطمینان از این که داده‌ها به درستی توسط افراد درگیر در تصمیم‌گیری درک شده‌است فرآیند سریعی نیست و نیازمند به برگزاری جلسات مختلف و ارائه‌های متعدد است تا توضیح داده شود که چه اطلاعاتی گردآوری شده است و چگونه این اطلاعات می‌تواند برای تصمیم‌گیرندگان مفید واقع شود.
قسمت آخر
◀️ کنترل کیفیت و صحه‌گذاری داده‌ها
حال کلیه داده‌ها تعریف و گردآوری شده‌است و ذینفعان و تصمیم‌گیرندگان درحال دریافت اطلاعات و گزارش‌هایی هستند که از آن‌ها در تصمیم‌گیری‌های صحیح در مدیریت سبدپروژ‌ها استفاده می‌کنند.

مدیر سبدپروژه‌ها قبل از استفاده از داده ها در فرایند تصمیم‌گیری، باید آنها را صحه‌گذاری نماید و اطمینان یابد کنترل کیفیت داده‌ها انجام شده است. همچنین شیوه های به کارگیری داده ها را برای حل مشکلات و مسائل پروژه ها تعیین و تبیین نموده باشد.
از آنجایی که تصمیم‌گیرندگان از داده‌های گردآوری شده استفاده می‌کنند، باید مطمئن باشند که داده‌ها و اطلاعات مورد استفاده کامل و بدون اشکال هستند.
اگر تصمیم‌گیری براساس داده‌های غلط انجام شود برای کسب و کار و سازمان مضر بوده و اعتماد ذینفعان را نسبت به فرایندهای مدیریت سبدپروژ‌ها از بین می‌برد. 😏 از این رو، صحه‌گذاری و کنترل کیفیت داده‌ها این اطمینان خاطر را برای تیم مدیریت پروژه ایجاد خواهد داد که آنچه توسط فرایندهای هوش کسب و کار حاصل شده است برای مدیریت سبدپروژ‌ه‌ها و کسب و کار، سودمند است.

[ بازدید : 269 ] [ امتیاز : 3 ] [ نظر شما : ]